Ziekmelding ontvangen? Waarborg de privacy van uw medewerkers.

Tijdens de coronacrisis zijn er veel zaken veranderd. Om contacten tussen mensen zoveel mogelijk te beperken zijn heeft de overheid besloten dat we zoveel mogelijk thuis moeten werken, waar dat kan uiteraard. Wanneer uw medewerkers thuis werken is het voor u als ondernemer ook even schakelen want een kort babbeltje tijdens de koffiepauze is er voorlopig even niet bij. 

Misschien bent u door het thuis werken minder goed op de hoogte van wat er speelt onder uw medewerkers. Wanneer het met een van uw medewerkers even niet zo lekker gaat zullen zij zich telefonisch bij u ziekmelden. Dit gesprek kan lastig zijn voor u als ondernemer omdat u aan een aantal regels geboden bent.

Het ziekmeldingsgesprek, bereid u goed voor.

Wanneer een medewerker een ziektemelding bij u doet bent u verplicht om de privacy van uw medewerkers te waarborgen zoals deze zijn opgesteld in de AVG wet. (Algemene Verordening Gegevensbescherming.)

Feitelijk houdt deze wet in dat u als werkgever alleen mag vragen om noodzakelijke informatie met betrekking tot de ziekmelding. Dat wil zeggen dat u alleen informatie mag vragen over zaken die u nodig heeft om bijvoorbeeld vervangend personeel te kunnen regelen. Daarnaast heeft u informatie nodig om te bepalen of u verplicht bent het loon van de medewerker door te betalen. U mag vragen naar een inschatting van de ziekteduur en naar adres gegevens waar uw medewerker te bereiken is.

Wat mag u niet vragen tijdens het ziekmeldingsgesprek?

In het kader van de AVG wetgeving mag u niet vragen naar de aard of oorzaak van de klachten van uw medewerker. U mag ook niet vragen of de klachten werk gerelateerd zijn. 

Als er sprake is geweest van een arbeidsongeval mag u wél vragen of het arbeidsongeval verband houdt met de klachten.

De informatie over de aard of oorzaak van de ziekmelding mag ook niet worden vastgelegd. Zelfs niet wanneer uw medewerker hiervoor toestemming geeft.

De rol van de bedrijfsarts.

Wanneer het verzuim langer duurt schakelt u de bedrijfsarts in. De bedrijfsarts houdt u dan verder op de hoogte wat betreft het verzuim. De bedrijfsarts zal een inschatting maken van de duur van het verzuim en zal u andere noodzakelijke informatie verstrekken. Bijvoorbeeld dat uw medewerker (tijdelijk) arbeidsongeschikt is. En wanneer uw medewerker weer gedeeltelijk aan het werk gaat zal hij aangeven wat de belastbaarheid is van uw medewerker. Als er werkaanpassingen nodig zijn zal de bedrijfsarts u hierover informeren. Denk aan extra rustpauzes tussendoor of bepaalde hulpmiddelen die uw medewerker nodig heeft. Ook de bedrijfsarts zal geen medische informatie met u delen.  

Medische informatie wanneer dit noodzakelijk is op de werkvloer

wanneer medische informatie noodzakelijk is voor bepaalde situaties die zich tijdens het werk kunnen voordoen, zal de bedrijfsarts dit doorgeven. Bij sommige ziektebeelden zoals epilepsie moeten collega’s weten hoe ze moeten handelen wanneer er sprake is van een epileptische aanval bij uw medewerker. 

Belangrijke informatie over het Coronavirus op de werkvloer

Tijdens de coronacrisis mag u uw medewerkers niet naar huis sturen wanneer zij verkoudheidsklachten hebben. Wanneer de medewerker zich bij u ziek meldt mag u ook niet vragen of hij Corona heeft. De medewerker mag dit wel uit vrije wil met u delen maar u mag hierover niets vastleggen en u mag dit uiteraard ook niet met derden delen. 

U mag uw medewerkers niet zelf testen op corona, ook mag u de temperatuur niet meten. U kunt hiervoor wel de bedrijfsarts inschakelen.

Blijft uw medewerker nou na Corona nog steeds ziek dan zal de werkgever  de eerste 104 weken voor de werknemer blijven zorgen daarna komt de medewerker in aanmerking  voor een iva uitkering. Ben je als werkgever dan ook nog een eigenrisicodrager dan ben je financieel verantwoordelijk voor de 10 jaar die daar opvolgen. Het is dus aan te raden om je als werkgever hier tegen te verzekeren.