Beheersen van verzuim met een verzuimapplicatie

Als werkgever ben je verplicht een goede verzuimregistratie bij te houden van de zieke werknemers. Doe je dit niet, dan kan de consequentie zijn dat je langer loon moet doorbetalen dan de wettelijke twee jaar die nu in de Wet verbetering Poortwachter vastgesteld is. Deze registratie is complex en je kunt daardoor onbedoeld eenvoudig belangrijke stappen in het proces over het hoofd zien. Met een goede verzuimapplicatie kun je dat voorkomen en het kan je zelfs helpen om je verzuim terug te dringen.

Alle betrokken partijen in het verzuimtraject

Het ziekteverzuim van een werknemer is niet alleen een zaak van de werknemer en de werkgever. Er zijn veel partijen betrokken in dit proces, namelijk de arbodienst en de verzuimverzekeraar, de bedrijfsarts en het UWV. Al deze partijen spelen op enig moment een rol en moeten dus ook op gezette tijden geïnformeerd worden over de voortgang van het verzuim. Of ingeschakeld worden in het verzuimtraject. Met een verzuimapplicatie weet je zeker dat alle betrokken partijen op de juiste momenten geïnformeerd worden en ook over de juiste gegevens beschikken. Dit bespaart tijd doordat je de zaken niet handmatig bij hoeft te houden. 

Het belang van een verzuimapplicatie

Nadat een werknemer zich ziek gemeld heeft, moet je een aantal vaste procedures volgen. Hierbij moet je altijd de privacy van de werknemer in acht houden. Maar het is ook belangrijk dat je de vereiste stappen op de juiste momenten – en vooral tijdig – onderneemt. Want als je dat niet doet, kun je aan het eind van een langdurig ziekteverzuim een hoge rekening gepresenteerd krijgen in de vorm van een boete of de verplichting om langer loon door te betalen. Met een verzuimapplicatie krijg je automatisch een melding als er weer actie ondernomen moet worden. Dit kan zijn dat je de arbodienst moet informeren over de stand van zaken of dat de zieke werknemer zich moet melden voor een voortgangsgesprek. Maar ook de verslaggeving is heel belangrijk in het verzuimproces. Doordat in de verzuimapplicatie alles duidelijk en volgens de vastgestelde normen gedocumenteerd wordt, heb je altijd een compleet dossier waarmee je je inspanningen gedurende het verzuimtraject kunt aantonen. Bovendien ontvangen alle betrokken instanties de noodzakelijke informatie in de door hen gewenste formats.

Meer voordelen van een verzuimapplicatie

Behalve dat je met een verzuimapplicatie tijdens het ziekteverzuim alles tot je beschikking hebt om tijdens het hele proces zorgvuldig te kunnen handelen, kan de verzuimapplicatie ook een preventieve functie hebben. Door het aantal ziekmeldingen en de duur hiervan per afdeling statistisch bij te houden, kun je ook monitoren of er in een bepaalde periode of op bepaalde afdelingen, een ziekteverzuim is dat hoger dan gemiddeld is. Dit kan de aanleiding zijn om een gesprek met de betreffende medewerkers aan te gaan en te achterhalen of er een oorzaak is voor het hogere verzuim. Hierdoor krijg je inzicht in wat er op de werkvloer speelt, kun je maatregelen nemen om het werkklimaat te verbeteren of kun je kijken of mensen wellicht met andere werkzaamheden minder werkdruk ervaren. Op deze manier ben je met een verzuimapplicatie langdurig verzuim in sommige situaties zelfs een stap voor.