Backup met Sharepoint online

Nooit meer je data kwijt met SharePoint Online en OneDrive for Business. Deze twee programma’s van Microsoft zien we bij Newminds Systems steeds vaker terug bij organisaties als dé opslag locatie van procedures, verschillende sjablonen, en documenten die worden gemaakt zijn slechts enkele voorbeelden van wat voor soort documenten zich in SharePoint Online en OneDrive for Business bevinden. Vaak zijn dit cruciale documenten of gegevens die niet per ongeluk verwijderd moeten kunnen worden, dan wel niet kwijt mogen raken. Goed regelmatig backup’en én de backup testen is daarom het sleutelwoord.

Waarom is een back-up belangrijk?

Microsoft Office 365, waar Sharepoint onderdeel van is , geeft je de mogelijkheid om altijd en overal te werken op afstand in uw eigen infrastructuur voor e-mail, bestanden en uiteraard Sharepoint. Ondanks dat Microsoft al deze programma’s host ben je zelf verantwoordelijk voor de backup van kritische gegevens die voor uw organisatie van levensbelang zijn.

Voor het maken van een backup is het mogelijk een verzoek bij Microsoft zelf neer te leggen. Deze zullen de gehele verzameling van data terugzetten. Hoe wel dat in eerste instantie goed nieuws betekent, sluit dit in de praktijk niet vaak aan de behoefte. Bij Newminds Systems zien we juist praktijkvoorbeelden waarbij specifieke gegevens opnieuw toegevoegd moeten worden en niet alles. Want het terugzetten van de backup zorgt er namelijk voor dat alle gegevens die na het moment van het maken van de backup zijn toevoegt zullen worden overschreven, het is dus niet mogelijk om alleen een bepaald document terug te laten zetten. Daarnaast heb jij als klant van Office 365 geen controle op de snelheid waarmee de backup terug gezet wordt, je bent afhankelijk van de standaard dienstverleningsafspraken met Microsoft.

Newminds Systems regelt de Backup van Sharepoint online op een snelle en juiste gewenste manier. Klik hier voor ICT advies in Twente!

De mogelijkheden met sharepoint en office365

Gelukkig biedt Office 365 een aantal mogelijkheden om data terug te halen mocht er hiervoor noodzaak zijn. We bespreken de meest gebruikte mogelijkheden.

Cloud backup

Microsoft maakt eigenlijk geen gebruik van backups van cloud data. In plaats hiervan maakt het gebruik van zogenaamde replicatie datacenters waarbij er minimaal 2 kopieën van de data zijn, en soms zelfs 3 of 4 kopieën. Zodoende is er altijd 1 extra duplicaat van een bestand die teruggehaald kan worden.

Versiebeheer

Een andere manier is om versiebeheer aan te zetten bij je documenten en bestanden. Op deze manier kun je eerdere versies van documenten bekijken, vergelijken en indien gewenst terug te zetten. Niet alleen is dit erg gemakkelijk, je kunt ook direct zien wanneer voor het laatst een document is aangepast. Het is ook zelfs mogelijk een groep verwante documenten te groeperen en deze te voorzien van versiebeheer.

Prullenbak(ken)

Wanneer je een item of bestand verwijderd in Sharepoint dan is deze nooit meteen echt weg. Het komt in de prullenbak en blijft daar voor een bepaalde tijd staan (onbeperkt in exchange). Zelfs als je het verwijderd, kun je het bestand herstellen door de Sharepoint beheerder. De beheerder heeft hier zelfs minimaal 30 dagen de tijd voor.

Moeite met verwijderde bestanden terughalen? Neem dan contact op Newminds Systems ICT Hengelo.