Wat houd een UBL factuur maken in?

Tegenwoordig worden facturen steeds minder vaak per post verstuurd. In plaats daar van worden ze vaker verstuurd per e-mail. Dit is ook veel duurzamer en de klant heeft de factuur direct binnen. Deze trend heeft geleid dat facturen in PDF verstuurd worden naar de klant. Vervolgens moet de klant het PDF factuur in zijn of haar administratie verwerken. Dit wordt handmatig of via een scan-en-herkensoftware gedaan. 

Dit is echter niet efficiënt! Het factuur is namelijk al digitaal, waarom komt er dan nog handwerk aan te pas? De uitkomst hiervoor is een UBL factuur. Maar wat houd een UBL factuur precies in? In deze blog vertellen wij je wat een UBL factuur precies inhoud en hoe je het maakt. 

Betekenis UBL factuur 

UBL staat voor ‘Universal Business Language’ en is de wereldwijde standaard voor e-facturatie. In dit bestand staan alle factuurinformatie op een vaste plek en is alle informatie met een stukje code getagd. Deze codering zorgt ervoor dat programma’s het UBL factuur kunnen lezen. Hierdoor kan de factuur automatisch worden ingeboekt in de administratie en komt er geen handwerk meer aan te pas. Zo zijn de leverancier, het factuurnummer, de factuurdatum, de factuurregels en het factuurbedrag bekend.

Steeds meer ondernemers willen graag facturen in UBL format ontvangen. Sinds 1 januari 2017, wil de overheid en grote ondernemers alleen nog maar UBL facturen ontvangen. Hier verplichten ze andere toe. Ze verwerken namelijk geen factuur meer zonder UBL format. 

UBL factuur maken

Je kunt eenvoudig een UBL factuur maken met online administratie programma’s. Er zijn veel online programma’s beschikbaar dit deze tool aanbieden. Een goed voorbeeld van een online administratie programma die dit aanbied is WeFact. Dit programma verstuurd zowel PDF formaat als UBL formaat. De klant krijgt dit als XML bestand te zien. Het bestand kan nauwkeurig uitgelezen worden zodat jij handmatig geen actie meer hoeft uit te voeren.