Impact maken met een evenement organiseren

Is het aan jou de taak om een evenement op poten te zetten? Evenement en organisatie is een complete opleiding, dus onderschat niet hoe moeilijk het kan zijn om hiermee als leek aan de slag te moeten. Echte impact maak je door mensen te overrompelen met hoe goed je organisatie is, door het meest interessante ergens uit te halen en te presenteren op een dienblad. Of dit nou gaat over sprekers, muziek, of iets anders. Dit artikel gaat met name over hoe de consument een evenement ervaart, en waar je rekening mee moet houden om die ervaring optimaal neer te zetten.

Sterke communicatie

Een eerste stap is sterke communicatie. Probeer alles wat je moet communiceren duidelijk te maken. Wil je een spreker benaderen, laat ze duidelijk weten wat ze kunnen verwachten en wat jij van hun wilt. Wil je aan de buitenwereld laten weten wat jij te bieden hebt? Zorg voor een sterke communicatie die goed samenvat wat ze op jouw evenement kunnen verwachten, en onderschat een frisse grafische kant niet. Een originele, in het oog springende stijl die past bij je evenement kan net zo makkelijk mensen aantrekken als de inhoud van het evenement zelf.

Ledscherm huren

Om te zorgen dat alles goed zichtbaar is, kun je een ledscherm huren. Door alles goed zichtbaar te maken voor iedereen geef je mensen meer waar voor hun geld. Er is niets zo vervelend als oprecht geïnteresseerd zijn in een evenement en de informatie waar je voor betaald hebt niet goed mee krijgen. Dus ga een ledscherm huren en zorg ook dat het geluid goed is. Zorg hierbij dat er genoeg tijd is om te testen, des noods heel vroeg op de dag zelf in verband met het dure huren van apparatuur, en zorg ook dat er een back-up plan is om aan andere apparatuur te komen indien nodig.

Variatie in mensen

Mensen voelen zich graag alsof er rekening met hun is gehouden. Exclusiviteit is belangrijk. Voor je evenement betekent dat dat je verder moet denken met alles wat je aanbiedt zoals eten en drinken. Als je alleen maar alcoholische versnaperingen zou aanbieden, dan zou dat bij niemand goed vallen, toch? Denk op diezelfde manier ook over allergieën zoals gluten en melkproducten. Zorg dus voor catering die meer is dan alleen maar “friet voor iedereen”.