Wat is de vergaderruimte etiquette?

Vergaderruimtes zijn een belangrijk onderdeel van de volledige kantoorinrichting. Ze zijn ook een belangrijke hulpbron voor een efficiënte werkplek. Ze bieden ruimte voor medewerkers om over projecten te praten, vragen te stellen of samen rapporten door te nemen. Vergaderlocatie Utrecht centraal biedt daarom verschillende ruimtes aan voor organisaties.

Wat de ruimte ook is, het is belangrijk om deze en je collega’s met respect te behandelen. De vergaderruimte-etiquette is hoe je de vergaderruimten van de werkplek behandelt en deelt met je collega’s. Het houdt in dat je rekening houdt met andere werknemers die dezelfde ruimtes gebruiken.

Maak gebruik van de juiste boekingssoftware

Boekingssoftware maakt het gemakkelijk voor mensen om vergaderruimten te reserveren, te vinden en te gebruiken op de dagen dat ze op kantoor zijn. Het voorkomt ook frustratie bij werknemers wanneer meer dan één persoon of team tegelijkertijd een vergaderruimte wil gebruiken. Het kiezen van software voor kamerplanning lijkt een grote taak, maar dat hoeft het niet te zijn. De eerste stap is na te gaan welke functies belangrijk zijn voor de werkplek, zoals analyse van ruimtegebruik, privacycontroles en planningsweergaven. Na de analyse krijg je een duidelijk beeld van waar de ruimtes aan moeten voldoen.

Kies voor de juiste technologie

Het laatste wat je wilt, is dat mensen kamers reserveren en deze niet kunnen gebruiken vanwege een gebrek aan technologie. Scenario’s zoals het niet kunnen delen van het scherm of het niet kunnen verbinden met degenen die op afstand inbellen, zijn vervelend. Rust vergaderruimten uit met de juiste technologie om ze te vermijden. Elke vergaderruimte moet een scherm hebben dat gemakkelijk kan worden aangesloten op de laptops van mensen en hoogwaardige audioapparatuur. Een goede tool voor het boeken van ruimtes moet mensen in staat stellen een vergaderruimte te boeken vanaf elk apparaat, inclusief computers, mobiel of het planningsscherm buiten de vergaderruimte zelf. De vergaderruimte Utrecht bijvoorbeeld, is voorzien van deze technologieën.

De juiste planning is the key

Om alles succesvol te laten zijn, is planning the key. Maar veel mensen vinden vooraf boeken van een ruimte lastig. Toch is dit verstandig, zodat je zeker bent van een ruimte voor je vergadering. Voor de gelegenheden die je gewoon niet van tevoren kunt plannen, is een kamerreserveringssysteem die uitgerust is om geïmproviseerde vergaderingen aan te kunnen ook handig. Deze plant bepaalde vergaderingen automatisch door wanneer ze regelmatig voorkomen, en maken het mogelijk om een last minute vergadering in te boeken.